Digitalisierung macht Bürokratie beherrschbar
Unternehmensorganisation im Wandel …
Lästige Dokumentationspflichten und umfangreiche Buchhaltung bringen den Hoteliers und Gastronomen keinen Umsatz, sondern Kosten und Frust. Statt auf Belege will sich der Unternehmer lieber auf die Belegung konzentrieren. Doch jammern hilft nicht, das Belegwesen muss so organisiert sein, dass für unternehmerische Entscheidungen jederzeit belastbare Daten geliefert werden können. Standardisierung ist das A und O für effiziente Prozesse und erleichtert die Auslagerung der gesamten Buchhaltung ohne Qualitätseinbußen. In der Organisation des Belegwesens und der Buchhaltung klafft allerdings eine große Lücke zwischen dem, was tatsächlich ist und dem, was digital möglich wäre. Ein durchdachtes und aufeinander abgestimmtes System, kann dem Unternehmer einen schnellen und tiefen Einblick in das eigene Unternehmen bieten. Die konsequente Anwendung des Systems gibt ihm die Möglichkeit, sein Unternehmen effizient und effektiv zu führen sowie fachlich fundierte Gespräche mit Geschäftspartnern und Banken aufzunehmen.
Der digitale Pendelordner – Ein Lösungsangebot für Sie
Die auf Hotellerie und Gastronomie spezialisierte Steuerberatungsgesellschaft ETL ADHOGA hat eine Komplettlösung entwickelt. Dreh- und Angelpunkt ist das webbasierte und zertifizierte Unternehmerportal ETL PISA. Es dient dem Datenaustausch und der sicheren Kommunikation zwischen Unternehmer und Steuerberater. Der Unternehmer kann hier seine Auswertungen, Verträge, Belege und Dokumente jederzeit einsehen. Er muss sich keine Gedanken um eine Ablage in seinem Unternehmen machen. In ETL PISA ist alles für ihn sicher archiviert, so dass auch nach zehn Jahren alle prüfungsrelevanten Daten dem Prüfer, wie gesetzlich gefordert, übergeben werden können.
Das Belegwesen muss so organisiert sein, dass für unternehmerische Entscheidungen jederzeit belastbare Daten geliefert werden können. Die konsequente Anwendung des Systems gibt dem Unternehmer die Möglichkeit, sein Unternehmen effizient zu führen. In ETL PISA ist für den Unternehmer alles sicher archiviert, so dass auch nach zehn Jahren alle prüfungsrelevanten Daten dem Prüfer, wie gesetzlich gefordert, übergeben werden können.
5 Datenströme bilden ein Unternehmen ab
Wer sich nun vor einer fünfköpfigen Hydra glaubt, der irrt. Gegen die Mythologie lassen sich die einzelnen Herausforderungen sehr gut lösen, ohne dass zwei neue daraus erwachsen.
1. Lohndaten
ETL ADHOGA bietet eine vollintegrierte Lösung von der Dienstplanung über die Zeiterfassung bis zur cloud-basierten Lohnakte in der sämtliche Unterlagen des Mitarbeiters revisionssicher aufbewahrt werden können.
2. Bankdaten
In unserem Rechenzentrum werden die Bankdaten „über Nacht“ direkt in die Finanzbuchhaltung des Mandanten eingespielt und verarbeitet.
3. Kasse und Reisekosten
Hier steht Belegvermeidung an erster Stelle. Monatsrechnungen sind Einzelbelegen vorzuziehen, bar gezahlte Quittungen soweit wie möglich zu vermeiden. Für unvermeidliche Belege gibt es ETL PISA Finanzen. Eine kluge Erweiterung unseres Unternehmerportals, welches die einfache Führung eines prüfungssicheren Kassenbuchs ermöglicht.
4. Ausgangsrechnungen
Die sogenannte debitorische Finanzbuchhaltung bezieht ihre Daten vor allem aus dem Kassensystem oder in Hotels aus dem Property Management System. Schnittstellen in die Finanzbuchhaltung gehören bei modernen Systemen meist zur Grundausstattung. Wichtig ist, dass bei den Zahlungsarten und den Warengruppen die entsprechenden Konten aus dem Kontenrahmen hinterlegt werden können. Via ETL PISA ist dies garantiert.
5. Eingangsrechnungen
Die kreditorische Buchhaltung, also die Erfassung sämtlicher Eingangsrechnungen, ist der fünfte Datenstrom des Unternehmens. Das Sortieren und Kontieren von Papierbelegen ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Abhilfe schafft hier das digitale Kreditorenmanagement. Die Belege landen nicht mehr im Unternehmen, sondern bei einem Dienstleister, der die formale Richtigkeit prüft und den Papierbeleg digitalisiert. Die Weiterverarbeitung erfolgt parallel als Datensatz. Mit der sachlichen Rechnungsprüfung, der Kontierung und der Bezahlung kann der gesamte Workflow personen-, zeit- und ortsunabhängig abgearbeitet werden.
Unternehmensorganisation im Wandel: Effizienter, günstiger und weniger Angriffsfläche
Die aktuelle Entwicklung zwingt die Gastronomen zu einer Fokussierung auf das Kerngeschäft begleitet von steigenden Kosten für die Arbeitskraft. Durch die hier vorgestellte Digitalisierungsstrategie gewinnen Unternehmer wieder mehr Zeit für das Wesentliche. Manuelle Zwischenschritte werden weitestgehend reduziert. Das erhöht die Produktivität, reduziert Personalkosten und Fehlerquellen. Mit erfüllten Dokumentationspflichten geht der Unternehmer entspannter in die nächste Betriebsprüfung.
